Hola. Ayer estuvimos charlando Nuber y yo sobre cómo deberíamos
gestionar las inscripciones. Os explico el problema:

Tenemos una sala con 400 butacas, y todo indica que el número de
inscritos puede superar ese número, aunque luego en la práctica quizás
no todos acudan.

El problema es que también contamos con otros asistentes: los que vienen
sin reservar plaza (esos podrán entrar sólo si hay sitio) y aquellos que
pretenden venir a sólo algunas charlas. Ayer mismo hemos sabido que hay
un grupo de 50 alumnos de una academia que pretenden asistir a la charla
de Wireless, pero a nada más. Y seguro que aparecen más grupos
(institutos, colegios, etc.). Hemos decidido que estos grupos _no_ se
inscriban en el formulario, porque nos ocuparían plaza durante todo el
evento, cuando en realidad sabemos que sólo van a acudir a ciertas
horas.

Os explico también la política que sigue la EUITIO en este tipo de
eventos: el formulario de inscripción está abierto permanentemente, sin
importar el número de personas que se inscriban. Unos días antes del
evento, la EUITIO envía un correo a cada uno de los primeros N inscritos
(donde N es la capacidad de la sala) diciéndoles que tienen garantizada
una plaza. También escribe al resto, diciéndoles que no tienen
garantizada una plaza, pero que pueden ir por allí, no obstante, por si
acaso quedara libre algún sito.

Para poder hacer compatible la asistencia de los inscritos (que quieren
ir a todas las actividades) y los grupos (que sólo van a algunas), yo
propongo esta solución: reservar 50 plazas durante todas las
actividades, para grupos. Las otras 350 plazas se adjudican mediante el
formulario de inscripción, usando la técnica de la EUITIO de mandar un
mensaje de confirmación a los 350 primeros y otro de "a ver qué pasa" a
los siguientes.

Las 50 plazas para grupos las distribuimos nosotros por orden de
llegada. Por ejemplo, la academia que os comentaba antes ya las tiene
ocupadas para la charla de WiFi. Otros grupos pueden venir a otras
horas.

La gente que aparezca en las jornadas sin haber realizado una
preinscripción, será inscrita al vuelo, pero entrará en ese conjunto de
los "a ver qué pasa". Es decir, si hay sitio en la sala, que pasen, por
supuesto. Si no hubiera sitio, pueden ir a la cafetería a ver la
retransmisión :-/

Las normas del auditorio prohiben que haya gente de pie en la sala. Es
decir, no se puede forzar la capacidad.

Algo que podríamos discutir es realizar algo de "overbooking". Por
ejemplo, en lugar de confirmar la plaza sólo a los 350 primeros, se le
confirma a los 380 primeros. Si al final vienen esos 380, tendríamos un
problema muy serio. Como aproximación, el año pasado acudieron un 70% de
los preinscritos.

Le he pedido a Guti que nos mantenga informados del progreso de la
inscripción.

Un saludo,

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